In Italia, il foglio presenze è uno degli strumenti più utilizzati per tenere traccia delle ore lavorative dei dipendenti. È familiare, diretto e rappresenta una risorsa strategica per ogni reparto HR. Ma cosa succede quando i collaboratori lavorano da casa o in modalità ibrida? La gestione delle presenze in smart working è oggi una vera sfida per molte aziende italiane. Non basta più la timbratura classica né i vecchi fogli Excel condivisi. Occorre uno strumento flessibile, digitale, e conforme alle normative vigenti.
Perché anche a distanza è obbligatorio registrare le presenze?
La rilevazione delle presenze non è un’opzione, ma un dovere! E vale per ogni modalità lavorativa, smart working compreso. A ricordarcelo sono due riferimenti normativi fondamentali:
- La sentenza della Corte di Giustizia Europea (C-55/18) impone alle aziende europee di adottare sistemi oggettivi e affidabili per registrare le ore di lavoro giornaliere.
- Il Jobs Act (Legge 183/2014) legittima l’uso di strumenti digitali (come app o software) per la rilevazione delle presenze, purché venga rispettata la privacy dei lavoratori.
Queste norme tutelano sia l’azienda che i dipendenti, garantendo una retribuzione equa, una corretta gestione degli straordinari, il rispetto dei tempi di riposo e un rapporto di lavoro trasparente.
I 3 errori più comuni nella rilevazione in smart working
Nonostante l’obbligo legale, molte aziende commettono ancora errori che possono costare caro:
- Ignorare le presenze in modalità agile. Lavorare da remoto non significa “non essere presenti”. Anche chi lavora fuori sede deve essere tracciato, come previsto per chi lavora in ufficio.
- Dimenticare le pause. Le interruzioni come la pausa pranzo non rientrano nell’orario di lavoro e vanno correttamente registrate. Non farlo può alterare la contabilità delle ore.
- Non avere dati facilmente consultabili. In caso di controlli o verifiche, l’azienda deve poter fornire rapidamente un registro presenze aggiornato. Archiviare dati in modo disordinato è un rischio da evitare.
C’è un altro aspetto da considerare: senza un buon sistema di rilevazione, si rischia di compromettere la produttività e il benessere dei dipendenti. Come? Scopriamolo subito.
Smart working e registrazione presenze: questione di equilibrio
Lo smart working (regolato in Italia dalla Legge 81/2017) offre flessibilità, autonomia e un miglior equilibrio vita-lavoro. Tuttavia, senza un sistema di controllo efficace, può trasformarsi in un’arma a doppio taglio!
Le difficoltà più comuni riguardano:
- Perdita di visibilità sulle attività. Il manager non ha strumenti per monitorare orari e carichi di lavoro in modo oggettivo.
- Sovraccarico e burnout. I dipendenti, non avendo un riferimento chiaro, rischiano di lavorare più del dovuto, senza rendersi conto di quando “staccare”.
- Difficoltà nel rispetto del diritto alla disconnessione. L’assenza di un sistema digitale può portare a situazioni di stress e allungamento involontario della giornata lavorativa.
- Mancanza di senso di responsabilità. Senza un metodo di rilevazione condiviso, può venire meno anche il senso di appartenenza e coinvolgimento nel team.
Per questo, adottare un sistema digitale non è solo una scelta organizzativa: è un vero investimento in efficienza, serenità e cultura aziendale.
Sesame: il foglio presenze che parla anche smart working
La soluzione? Si chiama Sesame, una piattaforma digitale pensata per semplificare ogni aspetto della gestione delle risorse umane, rilevazione delle presenze inclusa.
Con Sesame, registrare orari di lavoro diventa facile e intuitivo, anche da remoto. Niente più fogli sparsi, cartellini smarriti o confusione tra email e allegati. Tutto avviene in cloud, in tempo reale, con la massima sicurezza dei dati.
In cosa ti aiuta Sesame?
- Timbratura da remoto. I dipendenti possono registrare l’orario di inizio e fine lavoro direttamente da smartphone, tablet o PC. Il sistema riconosce anche la posizione (se abilitato), garantendo tracciabilità e correttezza.
- Gestione flessibile delle presenze. Assenze, ferie, straordinari e malattie sono visibili in un’unica dashboard aggiornata. Manager e team HR hanno tutto sotto controllo con pochi clic.
- Report sempre pronti. Reportistica personalizzabile per periodo, team, singolo dipendente o progetto. I dati possono essere esportati facilmente per l’elaborazione paghe o le verifiche ispettive.
- Conformità normativa garantita. Tutti i dati raccolti sono gestiti nel rispetto delle normative italiane ed europee in materia di lavoro e privacy.
- Supporto completo alla cultura del lavoro agile. Sesame non è solo uno strumento tecnico: è un alleato nella costruzione di un’organizzazione moderna, trasparente e attenta al benessere del personale.
Una scelta semplice, ma strategica
Passare a un sistema digitale per la gestione delle presenze, come Sesame, significa molto più che “automatizzare una procedura”. Significa:
- Far risparmiare tempo e risorse all’amministrazione.
- Offrire un’esperienza lavorativa più equa e fluida ai dipendenti.
- Garantire il rispetto delle regole senza appesantire i processi.
- Migliorare la produttività con dati affidabili e facilmente leggibili.
In un’epoca in cui il lavoro si fa sempre più flessibile, dotarsi di strumenti adeguati è l’unico modo per restare competitivi e valorizzare davvero il capitale umano.
